Bericht uit de Rekenkamer
Check, check, dubbelcheck!
De afgelopen TREC-wedstrijden in Nederland mocht ik jullie resultaten verwerken in de rekenkamer. Een kleine taak met een grote verantwoordelijkheid: wat we publiceren, moet in één keer goed zijn. Ik begrijp heel goed dat het voor deelnemers lang wachten is op de einduitslag. De wedstrijd is klaar, de laatste ruiters zijn gefinisht, dan wil je niets liever dan weten hoe je hebt gepresteerd en je paard naar huis brengen. Daarom neem ik jullie graag even mee achter de schermen.
Nieuwe systemen
Bij de afgelopen wedstrijden werkten we met verschillende rekenprogramma’s voor de scores van ruiters, equipes en klassen. We begonnen ooit met een oude Access-database (waar niemand de codes meer van had) en moesten alle aanpassingen handmatig doen.
Voorafgaand aan het EK in Nederland stapten we over op een Excel-programma. Dat had nog wat kinderziektes en moest tijdens de wedstrijd steeds worden aangepast aan het veranderende uitgangsbeeld van de hoofdjury. Bij de laatste wedstrijd in Schaijk gebruikten we naast de verbeterde Excelversie, óók een Spaans programma ‘in the cloud’ om uit te proberen. Daarmee konden we voor het eerst alle resultaten digitaal met jullie delen.
Altijd dezelfde controles
Of het nu handmatig of digitaal gebeurt: het verwerken van de ruiterkaarten gaat niet sneller dan de goedkeuring door de hoofdjury. Bij elke uitslag moeten we dezelfde controles doen:
– Kloppen de snelheidstabellen?
– Welke tijdentabel geldt voor junioren of senioren?
– Is de maximale PTV-tijd per klasse juist ingevoerd?
– Kloppen de equipes?
Die checks blijven nodig, hoe geautomatiseerd het ook lijkt.
Kleine foutjes, groot effect
De ruiterkaarten zijn cruciaal. Soms staan er onbedoelde vergissingen op, zoals een aankomsttijd die later is dan de vertrektijd, of een finish die vóór het passeren van de End of Route wordt genoteerd. Zulke dingen haal je er handmatig snel uit. In het Spaanse programma zie je die pas als je de ruiterkaart ernaast legt. Ook handschrift kan een rol spelen: een bijna onleesbare tijd kan digitaal net iets anders worden ingevoerd. Probeer dan maar eens een controleerbaar verhaal voor de hoofdjury te maken!
Sneller en betrouwbaarder
Door de ervaring van de afgelopen wedstrijden gaat het invoeren en controleren van de resultaten steeds vlotter. De hoofdjury hoeft nauwelijks nog aanvullende toelichtingen en daardoor kan de uitslag sneller naar jullie toe. Het digitaal delen van de resultaten is daarbij een groot pluspunt: je hoeft niet meer bij het secretariaat te blijven hangen voor een uitdraai, maar kunt de uitslag overal bekijken. We zijn hiervoor niet per se afhankelijk van het Spaanse programma. We kunnen onderzoeken hoe we dit op andere manieren blijvend goed kunnen realiseren.
We weten nu dat we echt op het aangepaste Excel-programma van TREC Club Nederland kunnen vertrouwen. Als alle gegevens correct worden ingevoerd, rolt er een betrouwbare en goed navolgbare uitslag uit – én wordt die sneller gepubliceerd. Dat is niet alleen prettig voor jullie als ruiters, maar ook interessant voor potentiële organisatoren die op zoek zijn naar een goed werkend rekenprogramma voor hun wedstrijd. Het programma is bovendien eenvoudig in gebruik en kan, met een korte uitleg, door iedereen worden gehanteerd.
Tot slot wil ik graag nog even stilstaan bij alle vrijwilligers en juryleden. Zij zijn het die tijdens de wedstrijden de ruiterkaarten en scoreformulieren handmatig invullen. Zonder hun inzet en nauwkeurigheid zouden wij in de rekenkamer nooit zulke betrouwbare uitslagen kunnen maken. Dankzij hun werk achter de schermen kunnen wij alles controleren en verwerken. Samen zorgen we er zo voor dat onze TREC-wedstrijden soepel verlopen!
Vanuit de Rekenkamer,
Veel plezier met rijden en tot een volgende wedstrijd
Steven van Hese